Derfor er det lurt å digitalisere arbeidsavtalene nå

– Arbeidsavtalen er et viktig dokument både for arbeidstaker og arbeidsgiver og fortjener å bli behandlet deretter. Det skal være enkelt og sikkert for begge parter, sier Eirik Klonteig som er kundeutvikler i Simployer.

Nye krav til arbeidsavtalene

1. juli ble arbeidsmiljøloven endret og kravene til hva som skal stå i en arbeidsavtale ble utvidet. Kort fortalt skal arbeidsavtalene nå inneholde mange flere opplysninger enn tidligere. Arbeidsavtalen skal også holdes oppdatert løpende ved endringer knyttet til punktene i avtalen.

– Med endringene har nok mange HR-medarbeidere opplevd at de skulle ønske at de hadde et system for avtalene, sier Klonteig..

– Med en digital løsning vil HR og ledere aldri mer trenge å lete etter riktig avtale. Alt er samlet på ett sted, og fremtidige endringer vil være mye enklere å håndtere, sier han. 

Ifølge Simployers kundeutvikler er tidspunktet for å gå over til en digital løsning derfor god nå.

6 gode grunner til å ta i bruk en digital løsning for arbeidsavtaler:

1. Det viktige førsteinntrykket

Å signere arbeidsavtalen er ofte det første formelle møtet en nyansatt har med den nye arbeidsgiveren sin. Dermed er arbeidsavtalen også et av de viktigste punktene i en ansettelsesprosess. En smidig og digital løsning gir et profesjonelt førsteinntrykk og kan ha stor betydning for hvordan andre oppfatter virksomheten. Med andre ord; Det bidrar til å styrke employer branding!  

2. Sparer tid

Å følge opp alle arbeidsavtaler manuelt og sørge for at de til enhver tid er oppdaterte i tråd med gjeldende regelverk kan være svært tidkrevende. Med digitaliserte arbeidsavtaler er det enkelt å benytte standardiserte maler som er lette å redigere og oppdatere. Du sparer tid og sikrer at alle avtaler er i tråd med gjeldende regelverk. Ingen fantasifulle ledere som finner opp stillinger eller legger til goder.

3. Fleksibelt

Digitalisering gir stor fleksibilitet! Du kan enkelt ha flere ulike maler tilpasset forskjellige stillinger, avdelinger eller underselskaper. Det er lett å skreddersy avtaler etter behov, og uten at det går på bekostning av effektiviteten. Fleksibiliteten gjør også at virksomheten raskt kan tilpasse seg endringer i markedet eller interne strukturer.

4. Sikkert

Digital sikkerhet er avgjørende, spesielt når det gjelder håndtering av sensitive personalopplysninger. Med digitale arbeidsavtaler sikrer du at all informasjon behandles i henhold til GDPR og andre personvernregler. Ingen utskrifter blir liggende "å slenge", og all signering foregår digitalt, noe som eliminerer risikoen for tap av dokumenter.

5. Sømløs signering

En stor fordel med digitaliserte arbeidsavtaler er muligheten for digital signering, for eksempel via BankID. Dette gjør hele signeringsprosessen rask og enkel, både for arbeidsgiver og den ansatte. Ved å innlemme arbeidsavtalen i onboarding-prosessen, sørger du for en sømløs overgang fra tilbud til oppstart. En positiv opplevelse for den nyansatte!

6. Enkel tilgang til avtalen når som helst

Når avtalen er signert, lastes den automatisk opp i personaldokumentene. Dette betyr at den ansatte alltid har enkel tilgang til sin egen avtale, uten behov for å kontakte HR eller lete gjennom gamle e-poster. Dette gir både ansatte og arbeidsgivere en trygghet i at all viktig informasjon er lett tilgjengelig når det trengs.